Comisiwn y Cynulliad
Assembly Commission

NAFWC 2012 (Papur 6)
System rheoli achosion y Cynulliad
(cofrestrau etholwyr)

Dyddiad:     Dydd Iau 16 Mehefin 2011
Amser:        13.00
Lleoliad:      Ystafell Gynadledda 4B
Enw a rhif ffôn yr awdur: Dominic Houlihan, estyniad 8811

System rheoli achosion y Cynulliad (cofrestrau etholwyr)

1.0    Diben a chrynodeb o’r prif faterion

1.1    Mae gan system rheoli achosion y Cynulliad y cyfleuster i alluogi Aelodau a’u gweithwyr achos i gael gweld cofrestr lawn o etholwyr etholaeth (neu ranbarth) er mwyn chwilio am fanylion etholwyr a’u gwirio. Mae’r wybodaeth a geir yn y cofrestrau llawn yn gwbl gyfrinachol ac mae wedi’i rheoleiddio yn unol â Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001.

1.2    Dim ond cyrff a enwyd yn y Rheoliadau a gaiff wneud cais am gopi o’r gofrestr etholwyr gan y Swyddog Canlyniadau Etholiadol priodol. Mae hyn yn cynnwys Aelodau’r Cynulliad, ond nid yw’n cynnwys Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru, na all felly wneud cais am gopïau ar ran Aelodau.

1.3    Cafwyd cais bod Comisiwn y Cynulliad yn dilyn dull gweithredu newydd ar gyfer llwytho cofrestrau etholwyr ar system rheoli achosion y Cynulliad drwy geisio dod yn gorff a awdurdodwyd o fewn y Rheoliadau.

2.0    Argymhellion

2.1    Gwahoddir Comisiwn y Cynulliad i ystyried a yw am:

2.2    Geisio newid deddfwriaethol drwy ofyn i Ysgrifennydd Gwladol Cymru am newid i’r Rheoliad perthnasol er mwyn dod yn gorff a enwyd ac a awdurdodwyd i wneud ceisiadau am gofrestrau etholwyr ar ran Aelodau.

2.3    Os nad yw newid mewn deddfwriaeth yn bosibl, byddai’r trefniadau presennol yn parhau (lle y mae swyddfeydd unigol yr Aelodau’n gwneud cais am gopïau electronig o’r gofrestr ac yn eu hanfon ymlaen i’r adran Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu i’w llwytho).

3.0    Trafodaeth

3.1    Ar hyn o bryd, bydd swyddfeydd unigol yn gwneud cais am gopi electronig o’u cofrestr etholwyr gan eu swyddog canlyniadau (bydd Aelodau rhanbarthol yn gwneud cais am nifer o gofrestrau o fewn eu rhanbarth) ac yn rhoi’r data mewn templed i gael ei lwytho ar system rheoli achosion y Cynulliad. Caniateir i’r Comisiwn lwytho copïau o’r gofrestr heb edrych ar y data, a bydd y gwasanaeth Gweithrediadau TGCh yn hwyluso hyn.

3.2    Mae’r tîm prosiect rheoli achosion wedi ymchwilio yn y gorffennol, gyda Chomisiwn Etholiadol Cymru, i’r posibilrwydd o ofyn yn anffurfiol am gopïau o’r gofrestr etholwyr ar ran Aelodau o gofio bod adran 27 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 yn ei gwneud yn ofynnol i’r Comisiwn ddarparu “… yr adeiladau, y staff a’r gwasanaethau angenrheidiol at ddibenion y Cynulliad”.  Cynigiwyd bod pob Aelod yn llofnodi datganiad yn rhoi’r awdurdod i’r Comisiwn weithredu ar ei ran i wneud cais am y cofrestrau.

3.3    Roedd cyngor y Comisiwn Etholiadol yn glir, fodd bynnag, yn nodi nad yw Comisiwn y Cynulliad yn gorff a enwyd o fewn y  Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001, ac nad oes ganddo felly hawl i wneud ceisiadau i Swyddogion Canlyniadau i gael y cofrestrau ar ran Aelodau.

3.4    Byddai newid yn y ddeddfwriaeth i alluogi Comisiwn y Cynulliad i ddod yn gorff a enwyd yn ofynnol i ddileu’r angen i swyddfeydd Aelodau wneud cais am gopïau a rhoi’r data mewn dogfen dempled ar gyfer ei llwytho.

3.5    Byddai’n rhaid i lywodraeth y DU gytuno i unrhyw gais i ddiwygio’r Rheoliadau (a fyddai angen rhagor o ymgynghori cyhoeddus yn ei gylch, o bosibl, os byddai’n cael ei gytuno) a gallai hynny gymryd tipyn o amser i’w gyflawni.

3.6    Os bydd y trefniadau presennol yn cael eu cadw, gan swyddfa’r Aelod y byddai’r cyfrifoldeb o hyd am wneud cais am gopi o’r gofrestr bob blwyddyn (drwy anfon neges e-bost at y Swyddog Canlyniadau), gan drosglwyddo’r data i dempled a’i anfon ymlaen i’r adran Gweithrediadau TGCh ar gyfer ei lwytho.

3.7    Pe byddai Comisiwn y Cynulliad yn dod yn gorff a enwyd, byddai’r cyfrifoldeb am gael copïau o gofrestrau yn trosglwyddo i staff TGCh Comisiwn y Cynulliad, a fyddai’n gwneud cais am y cofrestrau bob blwyddyn ac yn rhoi a llwytho’r data mewn system rheoli achosion. O ganlyniad, byddai’n rhaid i Gytundebau Lefel Gwasanaeth rhwng yr adran TGCh ac Aelodau gael eu hadolygu’n ddiweddarach, er mwyn cytuno ar amserlenni ar gyfer darparu cofrestrau etholwyr.

3.8    Er y caiff cofrestrau eu hadolygu a’u hail-gyhoeddi yn fisol rhwng mis Rhagfyr a mis Medi bob blwyddyn, y cynnig yw bod staff Comisiwn y Cynulliad yn llwytho un gofrestr flynyddol yn unig ar system rheoli achosion y Cynulliad.  Mae hyn o ganlyniad i oblygiadau o ran adnoddau i ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf ar gyfer pob etholaeth a rhanbarth yn fisol. Byddai Aelodau a fyddai’n dewis cael y wybodaeth ddiweddaraf yn fisol yn parhau i fedru gwneud cais eu hunain am gopïau gan y Swyddogion Canlyniadau, a’u hanfon ymlaen at yr adran TGCh ar gyfer eu llwytho.